المكاتب المشتركة فكرة انتشرت سريعًا رغم حداثتها، لكنها لاقت قبول واستحسان من رجال الأعمال وأصحاب الشركات الجديدة، لأنها تقدم لهم طريقة سريعة ومريحة لبداية أعمالهم أو التوسع فيها دون التقيد بالكثير من التكاليف الباهظة، سوف تحصل على عنوان مرموق لمكتبك ومكان مجهز لعقد الاجتماعات، سيكون اللقاء مع العملاء مثمراً وعملك في هدوء وراحة، ستجد السكرتارية وموظفي الاستقبال والتليفونات والإنترنت والكثير من التسهيلات، لكن هناك بعض بعض الاحتياطات التي يجب الانتباه إليها عند اختيار المكتب الافتراضي والتي يمكن التعرف عليها عبر هذا التقرير.
المكاتب المشتركة مكاتب مجهزة للايجار
مكتبك المشترك هو من الخدمات المميزة التي توفرها مكانك للعملاء، والتي تعطيك فرصة الاستفادة من كافة خدمات ومميزات المكتب الفعلي دون أن يكون لديك مكتبًا حقيقيًا.
- سيكون لديك عنوان مميز تستخدمه في الحصول على سجلك التجاري واستقبال جميع مراسلات البريد والبنوك والطرود، مع توفر هاتف أرضي مع سكرتارية للرد على العملاء وتحويل المكالمات المهمة.
- كما يمكنك عقد الندوات والمؤتمرات والالتقاء بعملائك في مكان يليق بك وباسم شركتك.
- لذا فإن المساحات المشتركة تعطيك حلولاً مرنة لتبدأ عملك في بيئة تدعمك وتوفر أموالك وتمنحك الطاقة والقوة للعمل والنجاح دون تعثر.
- مكتبك الافتراضي لا يطلب منك دفع إيجارات شهرية أو فواتير للإنترنت أو الكهرباء، كما أنك لا تدفع مرتبات للعمال والسكرتارية والأوفيس بوي، إذن فسوف تستمر في عملك دون خسائر مادية.
شقق مكتبية للايجار
المكاتب المشتركة توفر لك الكثير من الخدمات التي يجب أن تتأكد من توفرها عند الاختيار، وأهمها ما يلي:
- عنوان مميز : تخير العنوان المرموق لمكتبك وتأكد منه قبل التعاقد مع الشركة، العنوان المميز يكون أكثر جذبًا للعملاء، وابتعد عن الأماكن النائية والبعيدة، مع الاهتمام بالتعرف على العلامات المميزة للمكان والتي تسهل وصول العملاء للمكتب. ولا تنسى التأكد من شكل المبنى الخارجي وجودته، ويفضل أن يكون مبنى إداري مخصص فقط لهذه الأنشطة لتضمن خصوصية نشاطك.
- آراء العملاء : قبل التعاقد وحجز المكاتب المشتركة لابد من الاطلاع على آراء عملاء الشركة السابقين، مع التأكد أنها شركة حقيقية لا تكذب وتوفر خدمات جادة، مع زيارة الصفحات الرسمية للشركة على صفحات التواصل الاجتماعي والتأكد من رضاء العملاء عن خدماتها.
- زيارة الموقع : ينصحك الخبراء بعدم شراء أو تأجير المكاتب المشتركة أون لاين، لكن لابد أن تقوم بزيارة المكان و معاينته والتأكد من جودة جميع التفاصيل أولاً قبل التوقيع. لابد أن تتحقق من كل شيء بنفسك، تأكد من سرعة الإنترنت وجودة الأثاث المكتبي وتعاون خدمة العملاء ومستوى نظافة المكاتب.
- الباقة المناسبة : عند اختيار المكتب المناسب لعملك فإن الشركات تقدم لك عروضًا كثيراً وباقات متنوعة، لا تختر الباقة التي تتضمن أشياء لا تحتاج لها حتى توفر النفقات، لا تدفع أموال إلا مقابل الخدمات التي سوف تستخدمها فقط.
غرفة مكتب للايجار
عند انتقاء المكاتب المشتركة يجب الحرص على عدم الوقوع في مجموعة من الأخطاء، والأمور التي يجب الانتباه إليها وفق خبراء مكانك كالتالي:
- التعامل مع مكتب قانوني : لا تتردد في الاطلاع على كافة الأوراق التي تثبت قانونية عمل الشركة التي تتعاون معها، تأكد أنها تعمل بشكل قانوني ولديها سجل تجاري سليم، لا تؤجر مكتبك من الباطن، التعامل القانوني يوفر لك عمل آمن وموثوق به.
- التأكد من التراخيص : تأكد من أن المكتب المؤخر حاصل على ترخيص للعمل الإداري وليس ترخيص سكني، لأن التراخيص الخاطئة سوف تكلفك مبالغ إضافية في المستقبل.
- تفاصل العقد : عند توقيع العقد مع الشركة لابد من التأكد من بعض التفاصيل، أولها أن يكون اسم المستأجر في العقد هو اسم الشركة وليس اسم صاحبها، وأن يوقع العقد المدير المسؤول وليس الشركاء. لا تكتب اسم شركتك في العقد قبل أن تقدم شهادة عدم الالتباس وتستخرجها من الهيئة العامة للاستثمار، أو أن تكتب اسم الشركة المستقبلي وإلى جواره ” تحت الإنشاء أو التأسيس ” حتى لا تتعرض لمشكلات قانونية بعد ذلك.
- بنود التعاقد : لابد أن تثبت في العقد المبرم مع الشركة تاريخ التعاقد مع إثباته في مصلحة الشهر العقاري، مع قراءة البنود بدقة والاستفسار عن أي بند غير مفهوم.
- نشاط الشركة : عند تأجير المكاتب المشتركة مستقبل العمل في المساحات المشتركة لابد أن توضح للشركة طبيعة نشاطك بالتفصيل، مع تزويد السكرتارية بالرسائل التي تريد أن يسمعها المتصلين بك، وذلك حتى تحصل على الخدمات التي تناسب شركتك وطبيعة عملك.
إذا كانت لديك رغبة في الحصول على خدمة المكاتب المشتركة أو مقر افتراضي فإنك سوف لا تجد أفضل من مكانك، لأنها توفر لكل عميل الخدمات التي تناسبه ولديها الكثير من الحلول التي تناسب جميع العملاء.
