في ظل انتشار الإنترنت والعمل عن بعد، أصبح من السهل على رواد الأعمال بدأ أعمالهم وافتتاح شركاتهم الخاصة، ولكن مازال بعض العملاء لا يثقون في الشركات التي تعمل بدون عنوان خاص بيهم على أرض الواقع وهنا قد ظهر مصطلح المكتب الافتراضي.
ماهو المكتب المكتب الافتراضي ومتى ظهر؟
المكتب الافتراضي: هي خدمة تتيح للشركات الاستفادة من وجود عنوان مميز، وخدمة الاستقبال، ورقم الهاتف بحيث يكون لهم مقر فعلي على أرض الواقع دون الإلتزام بمساحات مكتبية مخصصة.
جاءت فكرة المكتب الافتراضي: مع ظهور التكنولوجيا وعصر المعلومات، ولكن المفهوم له جذور قديمة تمتد للثورة الصناعية حيث تم رسم أوجه التشابه مع أساليب العمل الحالية، وبالتحديد العمل من المنازل.
ومع ذلك فإن أول ظهور لمصطلح الـ Virtual Office كان سنة 1994 من قِبل، “رالف جريجوريو” وهو مؤسس ورئيس المكتب الذكي، رجل أعمال يتمتع بمجموعة متنوعة من الخبرات في العديد من الصناعات التي تزدهر في بناء شركات جديدة ومشاهدتها تنجح، وقد كان ذلك حينما أسس “Virtual Office Inc”
وقد تطور هذا المفهوم نتيجة لتطور التكنولوجيا وسباق الشركات على استعمال البرامج الحديثة مثل Skype وGoogle Meet وغيرهم..مما أدى إلى وجد سهولة في إنشاء الشركات وتقليل التكاليف، ولكن مازال هناك أهمية شديد في وجود الشركات على أرض الواقع وفي أماكن راقية، وعلى سبيل المثال إن كنت مهندس للديكور وتريد أن تصل لنوع معين من العملاء فإنك ستحتاج إلى مكان راقي يعكس انطباع مبدئي عن خدماتك.
ومن هنا نذهب إلى سؤال وهو:
ماهي ميزات المكتب الافتراضي؟
انتشر المكتب الافتراضي بصورة كبيرة حيث أنه لم يعد يناسب الشركات الصغيرة والناشئة فقط بل أصبحت تعتمد عليه الشركات المتوسطة والكبيرة أيضا لما فيه من المميزات التالية:
- تكاليف أقل للإيجار
تأجير المكاتب الافتراضية أقل تكلفة من تأجير المكاتب التقليدية، لأنك لا تستخدم المكتب بشكل منتظم بل في ساعات معينة وفي أيام معينة فقط عند الحاجة إليها. احجز مكتبك الافتراضي مع مكانك
- الاستفادة من الخدمات المقدمة
يوفر المكتب الافتراضي الكثير من الخدمات لشركتك مثل:
- موظف استقبال ليك و لعملائك.
- عناوين مميزة تستطيع استخدمها لشركتك.
- استخدام غرف الاجتماعات.
- خدمة الفاكس.
- مناطق انتظار وخدمات ضيافة.
وغيرهم من الخدمات التي يتنافس الكثير من مقدمي المكاتب الافتراضية على تقديمها مثل مكانك.
- عدم وجود مصاريف مكتبية
في حالة قمت بتأجير مكتب افتراضي فإنك تقوم بدفع مبلغ ثابت، ولا تتحمل عبء الموظفين، وأعمال الصيانة، والفواتير وغيرها من المصاريف، مما يتيح لك إدارة ميزانية شركتك بشكل أفضل واستثمارها في عملك.
احصل على أفضل الإستشارات لإختيار مساحتك المكتبية
- تشارك الخبرات.
يتيح لك المكتب الافتراضي تشارك الخبرات مع الكثير من الأشخاص في مختلف المجالات، نظرًا لترددهم على هذه المكاتب.
كما يتيح لك فرصة لتطوير عملك عن طريق تكوين الشراكات أو تقديم خدماتك لأشخاص أخرين أو التعرف على موردين.
- تقليل مخاطر التشغيل.
يساعدك المكتب الافتراضي على تقليل مخاطر التشغيل بحيث أنك تستطيع توفير كل الميزانية الخاصة بك في تطوير عملك، كما أن تكاليف خسارتك لا تكون باهظة إذ قررت في أي حال من الأحوال عدم الاستمرار.
- توفير الاحترافية اللازمة لشركتك.
وجود مكتب خاص بيك بخدمات استقبال عالية المستوى، مع إمكانية حجز قاعات اجتماعات فاخرة ومجهزة بأحدث الأدوات مما يزيد من مكانة شركتك وقيمتها في أذهان عملائك.
ومع كل هذه المميزات يظهر لنا التأثير الإيجابي لاستخدام المكتب الافتراضي على إنتاجية شركتك.
وهنا يوجد سؤال لابد من الإجابة عليه وهو:
هل المكتب الافتراضي مناسب ليك؟
عادًة ما يكون المكتب الافتراضي حل ممتاز في مجموعة كبيرة من المواقف مثل:
- أن تكون صاحب مشروع تحتاج إلى تجميع فريقك في بعض الأحيان.
- أن تكون صاحب عمل مستقل وتستخدم مكتبك المنزلي ولكن لا تريد استخدام هذا العنوان الفعلي لـ المراسلات المتعلقة بالعمل.
- أن تكون صاحب عمل مستقل ولكن تريد سجل تجاري وبطاقة ضريبية لتمارس عملك بشكل قانوني.
- تريد أن تبدأ ولكن ليس لديك رأس المال الكافي لتأمين مساحة خاصة بك وتوظيفها حتى الآن.
- إذا كنت تتوسع في شركتك وتريد إنشاء مكتب فرعي وتحتاج إلى مكان لكى تستلم الفواتير الخاصة بك ومقابلة عملائك فيه وما شابه.
- يعمل فريقك عن بُعد عبر الإنترنت، ولكنك لا تزال بحاجة إلى عنوان عمل مركزي.
- إذا كنت تعمل بشكل مستقل ولكن عملك يٌحتم عليك مقابلة عملاء بشكل مستمر ولا تريد اللجوء إلى المقاهي.
واخيرًا هناك بعض النصائح والاخطاء التي يجب عليك أن تضعها في عين الاعتبار.
- اختار العنوان شركتك بعناية
لابد من التركيز الجيد على اختيار عنوان شركتك والتأكد من وجودها في مكان حيوي يستطيع عملائك الوصول اليه بسهوله.
- تأكد من قانونية مساحات العمل
حاول تجنب مساحات العمل الغير قانونية، أسس شركتك مع مقدم خدمة موثوق يمتلك التراخيص لمزاولة نشاطه.
- تأكد من وجود ترخيص إداري لشركتك
تأكد من أن المكان لدية ترخيص إداري وليس ترخيصًا سكني.
- اسم المستأجر
اسم المستأجر يجب أن يكون اسم الشركة وليس اسم صاحب الشركة أو مديرها.
- اقرأ بنود العقد بشكل جيد
عدم قراءة العقد جيدًا يعتبر خطأ كبير، استفسر عن أي شيء لا تفهمه.
- تزويد موظف الأستقبال بمعلومات عن نشاطك التجاري
يجب عليك تزويد موظف الاستقبال بكافة المعلومات عن نشاطك التجاري، والرسالة التي يرد بها على عملائك.
- تأكد من اختيار باقة مكتب افتراضي مناسبة لأعمالك
هناك خيارات عديدة وباقات مختلفة، تأكد من اختيار الباقة التي تناسبك حقًا وأعد التفكير في الأمر بشكل جيد.
لو محتاج مكتب افتراضي بعنوان مميز دوس هنا
