كيف تختار قاعة اجتماعك ؟ سؤال مهم وإجابته أكثر أهمية لكل من يريد الحصول على مكان مميز يستخدمه في مقابلاته مع العملاء وإتمام الصفقات بنجاح، حيث تساعد قاعات الاجتماع المجهزة على توفير الراحة النفسية وجذب العملاء لأنها ليست مجرد منضدة وأثاث مكتبي فقط لكنها مرتبطة بتجهيزات فنية كثيرة متعلقة بأنظمة الصوت والإضاءة وتتوفر شاشات للعرض ووسائل للاتصال وغيرها من التسهيلات التي توفرها لك مكانك لتجعل اجتماعك مريحًا.
مواصفات قاعة الاجتماعات المريحة
حتى يتم اجتماعك بنجاح لابد أن يكون لديك بيئة جيدة ومميزة للعمل، بحيث تكون القاعة مجهزة بشكل يجعلك وعملائك تشعرون بالراحة، ومن أهم شروط القاعة ما يلي:
- أن تكون جيدة الإضاءة تحتوي على لمبات مريحة للعيون.
- تحتوي على مصادر للتهوية الطبيعية.
- أن تكون مكيفة في حالة ارتفاع درجة الحرارة، مع وجود نظام ذكي وسهل للتحكم في درجات الحرارة.
- تحتوي على أثاث مكتبي مريح.
- أن تتوفر فيها طاولة كبيرة للاجتماعات تكفي عدد الحاضرين.
- أن تكون الكراسي مريحة للجميع.
- ضرورة توفر أجهزة للصوت ومايكروفونات للحديث.
- يتوفر فيها أجهزة بروجيكتور للعرض.
- لابد أن تكون القاعة تقع في مكان هاديء بعيد أن الضوضاء أو على الأقل تحتوي على نظام عازل للصوت.
- أن يتم تعقيمها بشكل جيد بعد كل اجتماع للحماية من الأمراض والفيروسات، خاصة في ظل انتشار فيروس كورونا.
كيف تختار قاعة اجتماعك ؟
اكتساب عملاء جدد وعقد صفقات ناجحة ليس أمراً سهلاً، يحتاج منك للذكاء والخبرة حتى تتمكن من التفوق على المنافسين، غرفة اجتماعك المريحة هي واجهة مميزة لجذب العملاء لتحسين المبيعات وجني المزيد من الأرباح، واختيارها يخضع لمجموعة من المعايير والنصائح:
- معاينة القاعة : عند الاختيار لا تقم بالحجز أون لاين، ولا تنخدع بالصور المرسلة إليك فقد تكون غير حقيقة، اذهب لموقع القاعة وعاينها بنفسك وتأكد أنها تناسب رغبتك، وبعدها قم بالحجز.
- توفر الخدمات : قبل حجز قاعة الاجتماع لابد أن تتأكد من توفر جميع الخدمات المتعلقة بالاتصالات والتكييفات وغيرها من التسهيلات التي تجعل اجتماعك مثمراً.
- السعر المناسب : تخير الشركة التي تقدم لك خدمات مميزة بأسعار جيدة، وانتهز فترات العروض والتخفيضات للحصول على سعر جيد.
- النظافة والنظام : تأكد من نظافة القاعة وتعقيمها وتوفر مناطق للاستراحة وأماكن للسيارات، حتى يشعر ضيوفك بالراحة والأمان.
هل مكاتب العمل المشترك هي المستقبل
- قاعة مناسبة : تخير القاعة التي تناسب هدفك من حيث التجهيزات والمساحة، حيث تحتاج اللقاءات المصغرة لقاعات أصغر وتجهيزات أقل، بينما تحتاج الاجتماعات الكبيرة لقاعات أكبر وتسهيلات أكثر، حتى لا تدفع مبالغ كبيرة مقابل خدمات قد لا تحتاج لها.
- موقع القاعة : اختيارك للقاعة في مكان حيوي أمر غاية في الأهمية وله دور كبير في ضمان حضور العملاء، حيث أن الأماكن البعيدة والتي يصعب الوصول إليها تنفر العميل وقد تجعله يرفض الحضور لاجتماعك.
- ديكورات جذابة : تصميم وديكور القاعة له دور كبير في شعور ضيوفك بالراحة النفسية، لذا لابد أن تهتم باختيار القاعة ذات التصميم الهاديء والمريح، وابتعد عن الرسومات والألوان المثيرة للغضب والضيق.
- مرونة التعاقد : اهتم باختيار الشركة التي تقدم لك شروطًا سهلة ومرنة للدفع والتعاقد الإلغاء، وابتعد عن الشركات التي تقدم شروطًا قاسيًا وتمنع إلغاء الاجتماعات أو تشترط خسارة جزء كبير من مبلغ الحجز.
عندما تؤسس شركة من هنا يمكن القول أن اختيار القاعة المناسبة للاجتماعات خطوة مهمة في طريق الصفقات الناجحة، لأن الأمر ليس مجرد مكان للاجتماع بقدر ما هو قاعة مليئة بالدفء والراحة النفسية وتقدم لك ولعملائك تسهيلات كثيرة وخدمات مبهرة تجعل الاجتماع ناجح،كما يمكنك اختيار مكتب للايجار حيث أكد الخبراء أن اختيار القاعة المناسبة له دور كبير في زيادة أرباح الشركات ونجاح تعاقداتها.
