غرف الاجتماعات هي إحدى الغرف التي توفرها مكانك لمن يريد عقد ندوة أو مؤتمر أو اجتماع مع العملاء، غرفة هامة وضرورية وتجهيزها لابد أن أن يكون على مستوى عالِ من التجهيزات التي تضمن راحة الضيوف، داخل هذه الغرفة ستتمكن من عقد الصفقات الناجحة والوصول إلى اتفاقات مثمرة بشرط أن يشعر ضيوفك بالراحة النفسية، مكانك توفر لك غرف اجتماعات لا مثيل لها وبعروض حصرية.
اسس تصميم غرف الاجتماعات
عند تصميم غرف الاجتماعات فإنه لابد أن يكون مكانها بعيداً عن مصادر الإزعاج والضوضاء، وأن تبتعد عن أماكن دخول وخروج العمال والموظفين لضمان الخصوصية.
أما بالنسبة لتجهيزات هذه الغرفة، فلابد أن تحتوي على كافة وسائل الراحة والأمان، وأهمها ما يلي:
- الأثاث المكتبي : تحتاج غرفة الاجتماعات إلى طاولة كبيرة ” بيضاوية أو مستديرة أو مربعة أو مستديرة “، ويتحدد شكلها حسب عدد الضيوف، ويفضل المصنوعة من الزجاج لمزيد من الفخامة. مع كراسي مريحة من القماش أو الجلد ببطانة سميكة وملمس ناعم لتوفير الشعور بالراحة.
- شاشات العرض : لابد من توفير أجهزة وشاشات تستخدم لعرض المواد الفيلمية وعروض الباور بوينت وكافة وسائل الإيضاح، مثل التقارير والصور، ولابد أن تكون متطورة ليتم ربطها بأجهزة الحاسوب.
- الأدوات المكتبية : يجب توفير الأدوات التي تساعد ضيوفك في كتابة أفكارهم والتعبير عنها، مثل أجهزة الحاسوب والأوراق والأقلام، مع وضعها في ملف مصنوع من الجلد يحمل شعار شركتك أو العلامة التجارية لتعبر عنك وتشعر الزوار بالخصوصية.
- نظام الإضاءة : لابد أن تحتوي غرف الاجتماعات على أنظمة إضاءة مريحة للعيون من اللمبات النيون البيضاء للمساعدة على القراءة بشكل جيد، مع توفير نوافذ كبيرة تسمح بدخول ضوء الشمس الطبيعي خلال اليوم.
- وسائل تكنولوجية : يجب أن تتضمن غرفة الاجتماع خدمات الإنترنت السريع، مع وجود أجهزة الطباعة والاسكانر وماكينات التصوير التي يتم استخدامها لطباعة التقارير وغيرها من أوراق العمل الهامة.
- وسائل التهوية : لابد أن تتضمن الغرفة أجهزة التكييف الحديثة والمراوح لتهوية المكان خاصة في فصل الصيف، مع توفر نوافذ كبيرة تسمح بدخول الهواء النقي.
- تجهيزات الكهرباء : الغرفة يجب أن يتم تجهيزها جيداً بالمقابس الملائمة ووصلات الـ USB وجميع الملحقات المتعلقة بأجهزة العرض والهواتف.
- أدوات التعقيم : مع انتشار فيروس كورونا، فإنه يجب التأكد عند حجز غرفة الاجتماع من توفر وسائل التعقيم قبل الاجتماعات وبعدها، وذلك للحفاظ على صحة وأمان الحضور.
مساحة غرفة الاجتماعات
اختيار غرف الاجتماعات المناسبة يخضع لعدة معايير، وأهمها عدد الأشخاص المشاركين في الاجتماع، حيث يتم الانتقاء بين الغرفة الكبيرة أو الصغيرة، وتوفر مكانك مساحات متنوعة من الغرف تتلاءم مع كافة الرغبات، وأيًا كانت مساحة الغرفة وشكل تجهيزاتها، فإنه يجب التأكد من أنها تحقق مجموعة من المميزات للضيوف، وأهمها:
- أن توفر جميع عناصر الراحة للضيوف طوال فترة الاجتماع.
- الغرفة تكون جيدة التهوية ويتوفر بها أجهزة التكييفات.
- توفر عناصر الأمان من أجهزة الإنذار وطفايات الحرائق وأدوات التعقيم.
- أنظمة الإضاءة المريحة.
- توفر وسائل التواصل الصوتي بين الضيوف لتسهيل التواصل فيما بينهم.
- توفر الأثاث المكتبي الحديث والفخم وفي نفس الوقت يكون مريحًا.
- ضرورة معاينة الغرفة قبل الحجز والتأكد من تناسبها من رغبة العميل.
غرفة الاجتماعات الذكية
غرف الاجتماعات من الممكن أن يتم تجهيزها بطريقة مميزة لتصبح غرفة ذكية تساعدك على إدارة اجتماعاتك بطريقة أسهل وأكثر مرونة. يمكن تزويد الغرف ببعض المرافق والتجهيزات لتكون أكثر راحة من خلال مجموعة من التقنيات الحديثة التي تجعل بيئة الاجتماع أكثر راحة.
التجهيزات الذكية ، أهمها ما يلي:
- درجة حرارة الغرفة : تتوفر وسائل متطورة تساعدك على مراقبة درجة حرارة المكان ونسب الرطوبة والتحكم فيها وتغييرها وضبطها للدرجة التي تريديها.
- أنظمة الإضاءة : يمكنك التحكم في إضاءة غرف الاجتماعات من خلال مجموعة من أوامر التشغيل التي توفر درجات متنوعة للون الإضاءة وشدتها، مما يضمن راحة الضيوف.
- أنظمة الصوت : يتم توفير وسائل ذكية للتحكم في الصوت والصورة في الأجهزة والشاشات الموجودة بالقاعة بما يتوافق مع رغبة الحاضرين.
- ستائر ونوافذ الغرفة : يمكن فتح أو إغلاق الستائر والنوافذ الموجودة في الغرفة بشكل سهل وسلس، وبالتالي ستتمكن من السيطرة على الضوء النافذ للغرفة من الخارج وفق رغبتك.
- ضبط تلقائي : تتضمن غرف الاجتماعات الذكية وسائل تساعدك على ضبط جميع أجهزة الغرفة لتعمل أو تتوقف عن العمل بعد وقت معين وذلك بشكل تلقائي، وذلك لتسهيل المهمات وتوفير الكهرباء. كما يمكن استخدام هذه الخاصية لضبط توقيت تشغيل مقاطع الصوت والفيديو ووسائل الإيضاح في توقيت معين، لتعمل تلقائيًا حسب التوقيت الذي تم ضبطه من قبل.
- استشعار ذكي : تتضمن الغرفة الذكية إمكانية الشعور بوجود الأشخاص في الغرفة، حتى تعمل أجهزة الإضاءة والتكييفات وغيرها من الأجهزة في حالة وجود الضيوف وتوقفها بشكل تلقائي إذا كانت الغرفة خالية.
- التحكم الصوتي : يمكن التحكم في أجهزة الغرفة الذكية من خلال أوامر صوتية، وهذا يسهل التعامل مع الأجهزة ويوفر بيئة مريحة ومميزة أمام العملاء.
غرف الاجتماعات هي المكان الذي تختاره بعناية وتوفره لك مكانك باحترافية، وذلك لتجري مقابلاتك واجتماعاتك الهامة في بيئة عمل مريحة وفخمة، ومنها تنطلق وتحقق الصفقات الناجحة بأفضل الأسعار والعروض.
